پنج شنبه، ۶ خرداد ۱۳۹۵, ۱۶:۵۸
جستجو
 
Email

 e-mail

شرح وظایف کارشناسان روابط عمومی

شرح وظایف کارشناسان روابط عمومی

 

توزیع وظایف در زیر ساخت ها و واحدها
 
1- مسئول روابط عمومی
- مسئول برنامه ریزی، هماهنگی،هدایت و نظام مند کردن شیوه های بهره گیری از امکانات و منابع به منظور نیل به اهداف و تحقق بخشیدن به ماموریت های محوله و وظایف مصوب و نظارت بر جریان امور و پاسخگویی نهایی کلیه فعالیت ها ، برنامه ها و طرح های روابط عمومی
- گزینش و انتصاب مدیران و مسئولان واحدها
- بررسی و تایید صلاحیت های عمومی مدیران و مسئولان روابط عمومی در مراکز تابعه
- تدوین و ابلاغ دستورالعمل ها و نظام نامه های اجرایی به کارکنان و نظارت بر حسن اجرای آن
- تلاش به منظور ایجاد و ارتقای مناسبات و ارتباطات سازمان با سازمان ها و نهادهای دیگر
- انتخاب مشاوران از میان فرهیختگان ، صاحبنظران ، کارشناسان و متخصصان از داخل و خارج سازمان به انگیزه تقویت ارتباطات و ارتقاء سطح نوآوری و خلاقیت ها و اعتلای جایگاه سازمان در افکار عمومی
- دریافت دستورها و رهنمودهای مدیریت سازمان و اجرای دقیق آن ها و تهیه و ارایه گزارش از نحوه اجرای آن ها به مدیریت
- تهیه و تنظیم و ارایه گزارش های ادواری منظم از جریان  پیشرفت امور و عملکرد روابط عمومی به مدیریت
- تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی با تعیین اولویت ها و رئوس برنامه و اقدام ها
- ایفای نقش سخنگویی و نمایندگی سازمان به منظور برقراری ارتباط با رسانه های ارتباط جمعی و اریه اطلاعات به آن ها و شرکت در مجامع ، شوراها ، ستادها و جلسه ها
2- بخش برنامه ریزی و اعتبار بخشی روابط عمومی
- طراحی و برنامه ریزی برای ارتقای کمی و کیفی فعالیت ها و بهبود امور روابط عمومی
- نقد و ارزیابی فعالیت های بخش مختلف روابط عمومی
- تهیه گزارش عملکرد ادواری ( سه و شش ماهه، سالانه) از عملکرد روابط عمومی سازمان
- برنامه ریزی برای ارتقای سطح بینش مدیران در زمینه امور روابط عمومی و افزایش توان و مهارت تخصصی و علمی کارکنان روابط عمومی و طراحی برگزاری سمینارها و دوره های آموزشی در این راستا
- ارایه طرح ها و ایده های نو برای توسعه فعالیت های روابط عمومی و تدوین دستورالعمل های لازم برای نظام مندی امور
- ارایه خدمات کارشناسی موردنیاز برای انجام بهینه وظایف روابط عمومی
- اریه خدمات مشاوره در تدوین سیاست ها، اقدامات و برنامه های روابط عمومی
- بررسی و نقادی سیاست ها،اقدامات و برنامه های سازمان از زاویه روابط عمومی و طرح نظریه های اصلاحی برای ارایه به مدیریت
3- بخش ارتباطات فرهنگی
- سیاستگزاری ،برنامه ریزی ، هدایت و نظارت بر فعالت های انتشاراتی روابط عمومی
- انتشار بروشورهای فشرده عملکرد سازمان در اندازه های مناسب برای عرضه در نمایشگاه و سمینارها و ارسال به مطبوعات ،هنرمندان ، مسئولان ، نخبگان جامعه ،نمایندگان مجلس شورای اسلامی و سایر اندیشمندان جامعه
- انتشار مجموعه " پیشنهادهای کارکنان"
- انتشار کتاب،جزوه، کاتالوگ،پوستر و سیلک در موارد نیاز
- تهیه بریده اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزیع بین مدیران ارشد سازمان
- تهیه و تنظیم، انتشار و توزیع نشریه داخلی و برون سازمانی
- تهیه و تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارش های مورد نیاز نشریات
- برگزاری مصاحبه با مسئولان سازمان برای درج در نشریات
- نشریه های برون سازمانی موردنیاز و توزیع بین درخواست کنندگان و گروه های مختلف سازمان
- نظارت بر توزیع نشریات در داخل کشور
- نظارت بر انتشار هرگونه نشریه و صدور مجوز برای انتشار آن ها در داخل سازمان
- تدوین تقویم سالانه مراسم و نمایشگاه های داخل و خارج از سازمان
4- بخش ارتباط با رسانه
- برگزاری جلسه های هماهنگی با خبرنگاران، دبیران و مدیران مطبوعات به منظور ایجاد ارتباط صمیمانه و تنگاتنگ با آن ها
- انعکاس اخبار عملکرد سازمان در بخش های مختلف به رسانه ها و جامعه
- تهیه مقاله های تحلیلی از عملکرد سازمان و ارسال به مطبوعات
- برگزاری مصاحبه مسئولان و مدیران سازمان با مطبوعات ( عمومی و اختصاصی)
- پوشش خبری مراسم ملاقات مسئولان سازمان با مقامات داخلی و خارجی، سمینارها و نمایشگاه
- بررسی مطبوعات و پاسخگویی به انتقادها و ابهامات مندرج در مطبوعات در زمینه فعالیت های سازمان
- اعزام خبرنگاران رسانه ها به نقاط مختلف کشور برای بازدید از فعالیت ها و طرح های مهم سازمان
- برگزاری میز گردهای تلویزیونی و مطبوعاتی
- برگزاری سفرهای مطبوعاتی براساس تقویم سالانه
- سیاستگزاری ، برنامه ریزی و نظارت بر فعالیت های ارتباطی مراکز تابعه در محدوده وظایف روابط عمومی
5- بخش ارتباط با مردم و سازمان
- تهیه و تنظیم و اجرای تقویم سالانه ملاقات اقشار مردم با مسئولان سازمان
- پی ریزی و ایجاد ارتباط حسنه با کارکنان سازمان با استفاده از فنون ارتباطی و ارئه بعضی از خدمات فرهنگی – تبلیغی به آنها
- دریافت تلفنی نظرات مردم و پاسخگویی به مکاتبات مردم
- راه اندازی و اجرای ( نظام پیشنهادی کارکنان)
- بررسی پیشنهادهای دریافتی از سوی کارکنان و ارجاع به بخش های ذیربط و تقریر مناسب از پیشنهاد دهندگان
- برگزاری مراسم تقدیر از ارایه دهندگان پیشنهادهای مهم در پایان هر سال
- تشکیل هسته های کارشناسی از کارشناسان سازمان در شاخه های مختلف فعالیت سازمان برای بررسی پیشنهادهای اخذ شده
- همکاری در انتشار مجموعه پیشنهادهای کارکنان
- برگزاری نمایشگاه عملکرد
6- بخش مطالعات افکار عمومی
- نظر سنجی از کارکنان درباره سیاست ها، اقدامات و برنامه های سازمان و سایر موضوعات مرتبط به ارتباطات و بهره وری در سازمان
- تحلیل مستمر و منظم مطبوعات و نشریات تخصصی حوزه مربوط به فعالیت های سازمان به طور فصلی و سالانه
- تدوین و اجرای طرح جامع افکارسنجی در سازمان
.........................

تشکیلات روابط عمومی 
 
وظایف مدیر روابط عمومی واطلاع رسانی شبکه:
- برقراری ارتباط مؤثر وفراگیر با سازمان ها و نهاد ها در راستای ارتقاء فعالیتهای شبکه
- تجزیه تحلیل ارزش‏ها، ویژگى‏ها، دیدگاهها، سیاست‏ها و برنامه‏ریزى  های سازمان وتبیین آنها برای افراد زیر مجموعه ها؛
-حضور در جلسات مهم 
-برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاست ها، برنامه ها و فعالیت های شبکه به رسانه ها و جامعه
- شناخت اهداف، سیاست ها وقوانین ومقررات حاکم بر فعالیت های سازمانی
- اقدام لازم  در مورد بخشنامه های صادره و قوانین و مقررات ابلاغی از سوی ریاست دانشگاه
- مشارکت و برنامه ریزی جهت  برگزارى سمینارها، کنفرانس ها و نمایشگاه‏ها، نمایشگاه‏ها ومیهمانی ها رسمی به عنوان مدیریت اجرایی
- اعلام مواضع و صدور بیانیه در مناسبت ها وپاسخ به انتقاد های مطروحه در رسانه ها در حدود اختیارات تعین شده
- تدوین واجرای نظام جامع انتقادات وپیشنهادات
- هدایت و راهنمایی افراد زیر مجموعه به منظور انجام هر چه بهتر وظایف
- تهیه وتنظیم گزارش های  دوره ای وموردی جهت  ارایه به ریاست دانشگاه .
- انجام سایر وظایف اداری محوله از طرف مدیریت شبکه
- تهیه و تدوین برنامه عمل سالانه روابط عمومی با تعیین اولویتها و رئوس برنامه و اقدامات .
- نظارت بر برنامه ریزی مدون و منسجم در تهیه، تنظیم واجرای طرح ها، برنامه های ارتباطی  وتبلیغی سازمان و ارائه ایده های  نو بویژه حرکت به سوی روابط عمومی الکترونیک
- حضور فعال در شورا ها ی منطقه ای روابط عمومی وزارت علوم و شورای هماهنگی روابط عمومی استان
- نظارت بر انجام کارهای اداری کلیه مراسم ها (تودیع و معارفه ها،  تجلیل از بازنشستگان دانشگاه، و غیره)
- نظارت بر امر تهیه و تدوین بودجه پیشنهادی روابط عمومی ودفاع از آن تا تصویب نهایی و نظارت بر مصرف اعتبار مصوب
- نظارت بر اجرای طرح نظام پیشنهادات مردم ، کارکنان ودانشجویان به منظور ترغیب آنان به مشارکت هر چه موثرتر در بهبود جریان امور
- نظارت بر اجرای تدوین برنامه های آموزشی برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان ومدیران و همیت سازمانی برقراری ارتباطات بین آنان
- نظارت بر گرد آوری ، جمع بندی و تحلیل نظر ها و دید گاه های مخاطبان، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیت های سازمانی و ارائه آن به روابط عمومی دانشگاه 
- نظارت بر تنظیم مصاحبه ها وبرنامه های رادیویی، تلویزیونی و مطبوعاتی با مسئولان شبکه
- نظارت بر انجام امور مربوط به چاپ آگهی های کلیه واحدهای تابعه دانشگاه در مطبوعات کشور بر اساس ضوابط و مقررات ابلاغی
- نظارت مستمر بر  اطلاع رسانی الکترونیک (سایت) شبکه .